Imparare a stabilire le giuste priorità per far in modo che le giornate siano produttive e non una corsa inutile contro il tempo è uno dei grossi problemi della nostra quotidianità. In un mondo in cui tutto scorre veloce e siamo di continuo bersagliati da millemila cose da fare diventa indispensabile capire quali sono davvero le cose che contano per noi da essere fatte.
Nella gestione del nostro tempo dobbiamo valutare ciò che è davvero importante, le nostre priorità, appunto. Ognuno di noi stabilisce quali sono le attività importanti e urgenti nella proprio vita e nel proprio lavoro. I valori individuali e la nostra vita determinano l’importanza degli eventi e pertanto la classificazione delle priorità.
Come stabilire le priorità?
Ecco alcuni suggerimenti e strumenti per identificare le priorità e aumentare la produttività.
Avere ben chiaro l’obiettivo
La prima cosa da fare è avere una visione chiara di dove vogliamo andare. Solo così possiamo capire quali passi compiere per arrivarci senza perdere tempo ed energie inutilmente. Definisci gli obiettivi a lungo, medio e breve tempo che siano realizzabili. Se gli obiettivi sono complessi suddividili in micro obiettivi. L’obiettivo diventa il risultato che si vuol ottenere
Ordinare la to-do-list
Mettere in ordine la lista di cose da fare potrebbe sembrare un gesto banale ma se non diamo il giusto peso alle cose che dobbiamo fare ci ritroviamo ad aver depennato solamente una piccola parte dei nostri compiti, arrabbiandoci e avvilendoci per non essere riuscite a portarne a termine una buona parte.
Parti dai compiti più difficili e complessi: mettendo i task più impegnativi all’inizio della giornata quando abbiamo la mente più fresca e un maggior carico di energia.
Focalizzarsi su poche cose alla volta
Una volta definito l’obiettivo abbiamo una sorta di guida da seguire, una direzione precisa su dove andare. Concentrarsi su poche cose alla volta permette di ottimizzare il nostro tempo e le nostre energie in funzione del nostro obiettivo, raggiungendo più facilmente ciò che ci eravamo prefissati.
Nella to-do-list giornaliera inserisci 3 attività principali da eseguire. Indubbiamente in una giornata avrai molte più cose da fare, ma selezionarne poche ti permette di non perdere il focus e concentrarti meglio sulla realizzazione di quelle attività che hai definito come importanti.
Avere una lista con pochi compiti ma importanti ti permette di arrivare a fine giornata soddisfatta per ciò che sei riuscita a concludere e con meno stress per aver portato a termine tutto quello che ti eri prefissata.
La matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower è uno strumento semplice che ci aiuta a suddividere i nostri compiti organizzandoli secondo due parametri importanti: importanza e urgenza.
Quadrante rosso: comprende gli impegni importanti e urgenti. Rientrano qui tutte le attività che dobbiamo assolutamente portare a termine e che hanno una scadenza ben precisa. I compiti che rientrano in questo quadrante sono di solito quelli che ci causano un maggior stato di stress in quanto sappiamo di doverli eseguire e abbiamo poco tempo.
Essere carenti in questo quadrante significa non essere ben organizzati.
Quadrante verde: comprende gli impegni importanti ma non urgenti. Rientrano in questo quadrante le attività che possono essere pianificate perchè non urgenti. Le attività importanti ma che non hanno la caratteristica di essere urgenti sono quelle che vengono rimandate, finendo per essere dimenticate e procrastinate fino all’ultimo e andando a finire nel quadrante rosso e aumentare il livello di stress.
Questo quadrante ci aiuta a pianificare e organizzare i nostri compiti per evitare di intervenire solo quanto l’attività diventa importante e urgente passando nel quadrante rosso.
Quadrante giallo: comprende gli impegni non importanti ma urgenti. Rientrano in questo quadrante tutte quelle piccole attività che affollano la nostra giornata perchè sono cose da fare ma non sono così importanti. Le persone disorganizzate dedicano ampi spazi temporali a reagire a cose urgenti pensando che siano importanti.
Quando quest’area risulta troppo affollata è il caso di imparare a dire No e di considerare l’idea di delegare qualche compito che dovrà essere presidiato o controllato per la sua urgenza.
Quadrante blu: comprende gli impegni non urgenti e non importanti. Rientrano in questo quadrante tutte quelle attività più piacevoli, inutili ma motivanti come ad esempio i social network o lavori che potrebbero essere delegati a persone competenti.
In questo riquadro ci mettiamo anche quelle attività che ci fanno perdere tempo rispetto ai compiti più importanti.
Da questa matrice si può dedurre che se vogliamo vivere in una condizione di poco stress e aumentare la nostra produttività dobbiamo fare in modo che tutte le attività importanti rimangano nel quadrante verde, cioè non farle mai diventare urgenti.
