Uno dei grandi problemi di avere un’agenda è che dopo tre mesi corri il rischio di non usarla più per il suo scopo a tal punto da diventare quasi un peso extra nella tua borsa.
Mantenere un’agenda nel corso del tempo è un grosso lavoro e un costante impegno. Se impari a sfruttarla al massimo e fai in modo che sia al tuo servizio vedrai che l’agenda si trasformerà da uno strumento poco utile al tuo miglior alleato.
Ecco alcuni consigli per aiutarti nella gestione della tua agenda.
1. usa l’agenda in modo semplice e semplifica il più possibile la sua gestione
Uno delle cose fondamentali per utilizzare l’agenda è semplificare il più possibile il suo utilizzo in modo tale che non diventi una scocciatura prenderla e segnarci qualsiasi cosa. Schematizzare, usare segni e colori, facilitarne la consultazione sono le prime cose da fare. Per aiutarti puoi segnare ogni appuntamento o attività con un colore diverso. In questo modo visualizzi subito l’argomento da trattare. Ecco alcune idee:
- usa diversi colori per ogni “categoria” che tratti
- inserisci etichette/divisori per distinguere gli ambiti
- suddividi l’agenda in vari settori per non trovarti a scarabocchiare in ogni dove qualsiasi scritta. Puoi creare una sezione dedicata alle idee, una agli ordini, una alle frasi che trovi sui libri che stai leggendo e vuoi ricordarti e così via.
- tieni biglietti, scontrini, foglietti nella fodera in dotazione dell’agenda o crea una busta in cui infilarci tutto ciò che può scapparti
2. l’agenda è fatta per essere usata (lascia perdere il concetto di perfetto)
La tua agenda deve essere innanzitutto un strumento a favore del tuo lavoro. Che tu l’acquisti o che la realizzi su misura per le tue esigenze deve aiutarti ad organizzare il lavoro, consentirti di consultare al volo le note che hai scritto e permetterti di modificare gli appunti che hai segnato. Se utilizzi il metodo del Bullet Journal non devi entrare nel tunnel della perfezione. Lascia da parte tutte le cose carine, i ghirigori, le grafiche se non hai dimestichezza con il disegno. Costruisci le tue pagine con degli schemi semplici e che tu puoi capire, che ti servano per organizzare la meglio i contenuti e che ti portino via meno tempo possibile. Quando avrai preso confidenza o hai del tempo libero potrai sbizzarrirti a rendere la tua agenda super presentabile anche agli occhi di Instagram.
3. mantieni l’ordine e la pulizia
Uno dei punti fondamentali (e non solo quando si parla di agenda) è l’ordine. Se sei ordinata nella gestione e creazione della struttura e dei contenuti della tua agenda sarai più produttiva, troverai subito ciò che ti serve e non perderai tempo prezioso a ricercare le idee. In più sarà un piacere per gli occhi anche solo sfogliare le pagine pulite e ritrovare i tuoi appunti scritti bene.
Per fare ordine parti da queste semplici cose:
- dividi l’agenda in sezioni in base alle tue attività o ai temi che tratti
- crea una sezione apposita per gli ordini e per la gestione delle entrate/uscite
- usa un bella scrittura che renda leggibile ciò che hai scritto
- inserisci buste trasparenti per tenere biglietti e bigliettini suddividendoli per utilizzo
4. crea un momento da dedicare alla tua agenda ogni giorno
La tua agenda deve essere un appuntamento quotidiano. Ogni giorno dedica 10-20 minuti per la revisione delle attività giornaliere e settimanali, rivedi i tuoi appunti, controlla la to-do-list e riscrivi le cose che non sei riuscita a fare riportandoli nei giorni successivi. Crea la tua abitudine giornaliera e impegnati a rispettarla: non importa se ti ritagli il tempo oggi la mattina e domani la sera (le abitudini possono cambiare anche in funzione di ciò che gira intorno!), l’importante è che rispetti l’impegno. Io per esempio da quanto uso il metodo del Bullet Journal ho quasi sempre l’agenda che passa dalla borsa al tavolo più volte nella giornata, è un po’ come se mi seguisse in ogni luogo che vado. Questo mi ha permesso di non perdere tempo a cercarla, averla sempre a portata di mano per segnare subito le idee che arrivano, consultarla e utilizzarla per quello che è il suo scopo.
5. rivedi ogni settimana la tua pianificazione
Se ti sei accorta che il metodo che usi per gestire la tua agenda non è così efficace, cambialo! Prova a trovare una soluzione che rispetti i tuoi impegni e che ti permetta di trovare il giusto compromesso tra bello e veloce. Non tutti abbiamo le stesse esigenze e se ti sei fissata di usare il Bullet Journal quando invece ti fa perdere più tempo di quello che pensi o non ti senti a tuo agio a creare le singole pagine meglio trovare un’agenda che ti rispecchi già pronta. Sul mercato ce ne sono un’infinità e non hai che l’imbarazzo della scelta. L’agenda perfetta non esiste, esiste l’agenda perfetta per te in precisi momenti della vita. Perciò non smettere di cercare e provare.
Ogni settimana rivedi la pianificazione, fai un check della settimana appena trascorsa e pianifica quella successiva tenendo conto di quello che sei arrivata a fare e quello che manca.
6. Impegnati e sii costante
L’impegno e la costanza ripagano sempre. Lo so, è difficile pensare di gestire un’agenda quando hai mille altre cose da fare ogni giorno, ma l’agenda è uno strumento che deve prima di tutto essere funzionale, perciò non preoccuparti se non riesci a dedicarci il tempo che vorresti, impegnati a rispettare i piani il più possibile senza rimanerne ossessionata. Con il tempo e l’abitudine vedrai che riuscirai a far in modo che la tua agenda sia davvero la tua fidata compagna di viaggio.
