10 pagine essenziali per il tuo Business Bullet Journal

Se hai un lavoro in proprio sai bene quanto la pianificazione di ogni aspetto del tuo lavoro sia fondamentale. Un business che funziona è sostenuto da un buon progetto di base sul quale costruire poi i nostri sogni. 

In questo tempo ho utilizzato il Bullet anche per la gestione del mio lavoro e del mio Business.

Ci vuole del tempo per trovare il format che ci piace e che sia utile alla nostra specifica realtà anche se ci sono luoghi dove prendere ispirazione. 

Così ho pensato di condividere con voi alcune delle pagine che non possono mancare all’interno del mio Bullet Journal.

Prima di partire e copiare tutto quello che vedi in giro è importante pianificare i contenuti che servono a te e al tuo business e scegliere che cosa devi mettere nella tua agenda. 

L’obiettivo di questo diario è quello di gestire tutte le informazioni, appuntamenti, attività, note relative al mio lavoro e a vari canali che utilizzo per la mia comunicazione. Siccome non ho molto tempo da sprecare e mi piace semplificare il più possibile anche l’uso degli strumenti che mi servono il Bullet Journal contiene anche tutto ciò che riguarda la mia vita personale e famigliare. 

Non ho mai avuto due agende separate perchè credo fermamente che la mia via sia una sola e non si possano scindere le due aree che la compongono, ovvero vita e lavoro. Le 24 che abbiamo in una giornata vanno suddivise tra le due aree e non si possono raddoppiare, in quel tempo dobbiamo essere in grado di inserire tutto ciò che abbiamo da fare, che sia una visita per i nostri figli o una telefonata con una cliente.

Anche il layout della mia agenda è molto minimal e risponde solo alle esigenze che attualmente ho bisogno di gestire. Il Bullet Journal è un sistema così flessibile che permette di trasformare e adattare le nostre esigenze con il modificarsi delle nostre abitudini è necessità organizzative.

Questo che ti mostro è un layout di base che utilizzo da diversi anni. Ci sono poi delle pagine aggiuntive che creo mano a mano che ne ho l’esigenza o aggiungo delle sezioni per approfondire un determinato argomento.

Alcuni argomenti, come il blogging, non li gestisco per interno sul Bullet Journal ma utilizzo altri supporti e quaderni per creare mappe mentali, fare riflessioni e fare brainstorming.

Ogni Business che si rispetti è mosso alla base da una mission e una vision su cui sviluppare e far evolvere i propri servizi o prodotti. Da quest’anno ho scelto di inserire tra le pagine del Bullet anche questi aspetti per ricordare ogni giorno quale motivazione profonda sta dietro a tutto quello che faccio.

Per rafforzare il perchè del mio lavoro e del modo in cui lo faccio, nel mio Bullet realizzo anche la Visual board. Ho scelto di crearla direttamente sull’agenda anzichè sulla bacheca da appendere perchè in questo modo, e rispetto all’utilizzo multiquotidiano che faccio del mio BuJo, la posso osservare molto più spesso che appesa ad un muro.

Le fotografie hanno un grande potere evocativo. Nei momenti di ricerca e riflessione dei miei perchè anche le immagini mi riportano a quei punti fermi che ho deciso di perseguire nella mia vita e durante l’anno.

Definire gli obiettivi di business è il passo fondamentale per la costruzione di tutta la pianificazione e l’utilizzo del Bullet Journal.

Scrivere nero su bianco gli obiettivi vuol dire mettere a fuoco quali sono le mete che ci siamo prefissate di raggiungere e per le quali dobbiamo costruire la nostra mappa di azioni per raggiungerle. 

E’ vero che gli obiettivi sono scritti sull’agenda ma non per questo significa che non possano essere trasformati, cancellati o posticipati. Gli imprevisti e alcuni eventi della vita non si possono prevedere perciò è sempre bene essere flessibili anche con noi stesse e con i nostri obiettivi.

Il diario del futuro permette di segnare quegli eventi o scadenze fissi durante l’anno e che di solito conosciamo già in anticipo. Compleanni, giornate importati, eventi, rinnovi domini, scadenza contratti o pagamenti, reminder di pagamenti o abbonamenti.

Lo trovo molto utile per conoscere prima questi eventi e non trovarmi impreparata se devo affrontare qualche spesa o dovevo presentarmi a qualche invito.

Quando si pianificano le attività di business la vista annuale è importante e molto utile per avere un quadro completo di tutto l’anno che ci aspetta davanti. Avere un’idea a colpo d’occhio di quali sono i periodi durante l’anno, nei quali abbiamo fissato dei particolari eventi o in cui abbiamo segnato le vacanze, ci permette di gestire eventuali richieste di collaborazioni o richieste che ci vengono fatte scegliendo il momento migliore.

Il piano annuale è un periodo piuttosto lungo per la pianificazione dettagliata delle attività. Dopo aver costruito il planning annuale è sempre bene suddividere l’anno in quadrimestri. Un lasso di tempo di 90 giorni è l’ideale per pianificare eventi e attività, realizzarli, monitorarli e correggere la direzione se dovessero essere necessarie modifiche al nostro piano d’azione. In questo modo avremmo sempre la possibilità di valutare il lavoro che abbiamo fatto e fare le dovute considerazioni per procedere nel trimestre successivo. 

Una delle pagine fondamentali del Business Bullet Journal è senza dubbio quella della spese.

Questo layout è nato dall’esigenza di suddividere le spese personali e famigliari da quelle del business e monitorarne l’andamento.

E’ possibile differenziare le varie voci utilizzando dei codici colore. In questo modo le informazioni possono essere individuate più facilmente e sarà più semplice tirare le somme a fine mese.

La strategia di pianificazione non è altro che la definizione delle attività di lavoro distribuite nell’arco del mese. Per una miglior gestione del business e del tempo a nostra disposizione sarebbe bene dedicare delle giornate a particolari attività come la scrittura dei contenuti, la produzione o la contabilità. Questo metodo consente di ottimizzare le nostre risorse, soprattutto a livello di energia che mettiamo in ciò che facciamo, e nella stessa produzione con una riduzione delle distrazioni ed un aumento dell’efficacia del tempo impiegato per lavorare.

In questo schema di strategia io ho previsto: 

Il monitoraggio mensile dell’andamento dei canali di comunicazione è molto importante per verificare i progressi rispetto alle strategie di comunicazione messe in atto. Solo attraverso un costante monitoraggio dell’andamento dei canali è possibile sapere se il lavoro che abbiamo svolto ha dato i suoi frutti. 

E’ anche sempre bene ricordare che i numeri da soli non valgono molto ma, devono essere messi in relazione agli obiettivi specifici di ogni strumento per essere analizzati nel modo corretto. 

Un business funziona se monitoriamo costantemente il suo sviluppo, i progressi, le cose che abbiamo fatto che hanno funzionato e quelle invece che non hanno portato ai risultati sperati.

Una revisione mensile è più che sufficiente per aver un quadro sulla situazione e valutare cosa abbiamo fatto nel mese che necessita di essere migliorato o modificato.