La buona riuscita di un progetto dipende da una buona organizzazione.
Avere un piano di progetto è fondamentale per avere una mappa da seguire per non perdersi ma anche per comprendere le potenzialità e le criticità delle nostre idee ed essere pronte ad affrontarle.
Spesso sottovalutiamo la fase di pianificazione a favore della fase di realizzazione, molto più entusiasmante e allettante. E’ vero che la pianificazione costa molto in termini di tempo, ma gli sforzi vengono sempre ripagati nella fase di realizzazione avendo un chiaro disegno sulle attività da seguire, le risorse da impiegare e individuato in anticipo i possibili problemi che potrebbero sorgere.
La pianificazione di un progetto prevede una serie di passaggi con il fine di individuare e sviluppare cosa dovrà essere fatto (obiettivi), come dovrà essere fatto (attività, risorse, mezzi, persone, strumenti) e con quali tempi e costi
Pianificare un progetto significa strutturare un piano affinchè prenda un forma attuabile, sostenibile e realizzabile nel tempo prevedendo le possibili difficoltà e individuando le azioni correttive per riportare il progetto in linea con la visione iniziale.
Che cosa sono i progetti
Secondo il Project Management Institute (PMI), un progetto è un’iniziativa temporanea con un inizio e una fine definiti. Potrebbe essere la realizzazione di un nuovo prodotto o lo sviluppo di un sito internet.
Ogni progetto prevede la definizione di un obiettivo ben specifico da raggiungere attraverso l’attuazione di una serie di compiti e attività e una attenta valutazione di tempi e risorse necessarie per completare il progetto.
Le fasi di progettazione e pianificazione un progetto
In genere, un progetto si compone di cinque fasi. Ogni fase contiene compiti specifici che permettono di raggiungere gli obiettivi del progetto.
1. Avviamento
La prima fase di un progetto prevede la valutazione dell’idea progettuale, di quanto questa sia allineata al proprio business, se è fattibile, se porterà dei risultati concreti personali o lavorativi.
Questo è anche il momento in cui solitamente viene fatto il piano di fattibilità di un progetto in cui si valutano le reali potenzialità o insuccesso dell’idea.
Da questa fase prende vita il piano di progetto contenente tutte le informazioni necessarie per strutturare ed elaborare il progetto stesso e condividerlo con gli eventuali collaboratori che sono stati individuati nella sua realizzazione.
Nel piano di progetto rientreranno per esempio le informazioni relative all’ottenimento delle risorse, come vengono gestiti i rischi e gli imprevisti, come avviene la comunicazione tra i componenti del progetto, come vengono prodotti risultati di qualità.
Idealmente dovrebbe contenere una timeline chiara con individuate a grandi linee le attività e quando dovrebbero compiersi, ovvero la suddivisione dei vari step necessari per raggiungere l’obiettivo finale.
2. Pianificazione
La fase di pianificazione è quella in cui si struttura l’idea e si mette a punto la mappa da seguire per raggiungere il risultato finale.
Questa è la fase in cui bisogna individuare gli obiettivi specifici del progetto che siano allineati ai nostri ideali.
I dati da inserire nella pianificazione posso essere identificati in:
- requisiti e necessità iniziali, proprie o del committente
- definizione degli stakeholder legati al progetto
- stima dei costi
- vincoli organizzativi (luoghi e sedi diverse, spostamenti)
- definizione dei risultati da raggiungere
- principali rischi a cui potrebbe andare in contro il progetto (imprevisti, ritardi, spese non previste)
- budget a disposizione
- data entro la quale concludere il progetto
Per fare una buona pianificazione, dopo aver chiarito gli obiettivi, è necessario costruire un piano d’azione efficace e creare delle to-do list che ci aiutino ad essere produttive e non disperdere le energie.
E’ molto utile avere una visione della programmazione a medio-lungo termine con un dettaglio dei micro-obiettivi e delle attività da svolgere per ogni step del progetto . La durata della pianificazione dipende molto dalla complessità del progetto e dalle figure coinvolte in esso.
3. Esecuzione
La fase di esecuzione del progetto è quella in cui il progetto prende vita vera e si concretizza.
Se è presente un team di lavoro è il momento in cui ci si confronta sui vari compiti di ogni collaboratore e si discutono i dettagli del progetto.
La fase di creazione è anche molto delicata perchè richiede molta concentrazione, il mantenimento di un alto livello di motivazione, riuscire a ridurre o eliminare le distrazioni che possono compromettere il risultato finale rispettando la deadline stabilita.
Possiamo dire che il successo della fase di esecuzione di un progetto dipende strettamente dall’accuratezza con viene progettata e seguita la fase di pianificazione.
4. Monitoraggio
La fase di monitoraggio di un progetto di solito viene sottovalutata. E’ importante controllare e verificare in diversi momenti di vita lo stato del progetto per assicurarsi il buon sviluppo del lavoro, accertasi di essere il linea con l’idea iniziale e controllare di rispettare tutti i punti della nostra pianificazione.
Il monitoraggio puoi farlo su un foglio, su un quaderno, con un file, oppure utilizzare il tuo Bullet Journal.
5. Conclusione
I progetti si definiscono chiusi o conclusi quanto il prodotto finale viene ufficialmente consegnato al cliente che ha commissionato il lavoro o in qualche modo prende vita dalle tue mani.
Prima di fare la consegna o ufficializzare la creazione è importante prendersi un momento e fare delle valutazioni:
- cosa è andato bene?
- cosa sarebbe potuto andare meglio?
- cosa ho imparato affichè i progetti futuri possano funzionare meglio?
Queste considerazioni aiutano non solo a migliorare sempre di più il proprio lavoro e di non incorrere negli stessi errori ma, permettono di costruire progetti sempre più forti e solidi e una pianificazione più efficace.
Organizzare e gestire un progetto è difficile e complicato soprattutto se non hai le competenze e tempo da perdere a capire come poter tradurre la teoria in pratica. Ho creato questo comodo schema per la gestione dei tuoi progetti che puoi scaricare gratuitamente qui sotto.
Puoi stamparlo o ricopiare lo schema sulla tua agenda o sul Bullet Journal, oppure trasferirlo in un file se preferisci la versione digitale.
La maggior parte dei progetti falliscono perchè non è stata fatta una buona pianificazione e non sono state individuate tutte le variabili del progetto stesso, ma anche di come noi ci poniamo nei suoi confronti.
Se ti serve un aiuto per sbloccare una situazione nel tuo progetto o capire dove puoi migliorare il tuo prodotto io posso offrirti una guida per farlo.
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