Le liste, le famose to-do-list, sono il metodo più diffuso e utilizzato per aumentare la produttività personale. Dalla semplice lista della spesa alle liste più complesse delle attività di lavoro le to do list sono uno strumento veloce e pratico per mettere appuntare le cose che dobbiamo fare.
Quando abbiamo la testa affollata di pensieri, una lista ci aiuta a tirar fuori le idee e fare il punto su come dobbiamo muoverci. La to do list ci serve per mettere in ordine una serie di compiti da svolgere o anche solo per ricordarci gli eventi o appuntare gli step da seguire di un determinato flusso di lavoro per un progetto su cui dobbiamo lavorare.
Ecco che, come capita molto di frequente, a fine giornata la tua lista è barrata per 1/3, ti senti in colpa per non essere stata così produttiva come avresti voluto e il giorno, dopo molto probabilmente, carichi la tua to do list di tutto quello che non sei riuscita a fare il giorno prima.
Ti sarà capitato di scrivere le tue liste giornaliere ma di non riuscire a portare a termine tutte le attività che ci avevi segnato sopra.
Questo capita perchè una lista deve essere scritta nel modo giusto per essere efficace, altrimenti i tuoi impegni rimarranno incompiuti o trascinati nel tempo per chissà quanto.
Come possiamo scrivere una To do List che funzioni?
Ecco i miei consigli. Se li segui, ti assicuro che riuscirai a spuntare tutte le crocette della tua lista e arrivare a fine giornata molto soddisfatta per ciò che hai realizzato. E ne caso in qui le voci non siano tutte spuntate (cosa che accade!) non disperarti ma cerca di capire come puoi strutturare meglio le tue liste affinchè siano più gestibili per te.
Come creare una to do list davvero efficace
A cosa serve la to do list
Ci sono un’infinità di liste. Qui mi limito a parlati in generale di quelle che usiamo nel nostro quotidiano per gli impegni vita-lavoro.
Una lista può avere una duplice funzione:
- ti aiuta a definire i compiti da portare a termine creando un flusso di lavoro schematico da seguire per non perdere tempo
- ti aiuta a svuotare la mente per appuntare idee, ispirazioni, note che hai bisogno di leggere o rivedere nel futuro e di riprendere in mano in un secondo momento per svilupparle meglio
Prima ancora di compilare la to do list quello che devi sapere è cosa metterci dentro. Per fare questo devi conoscere quali sono le tue priorità e sapere suddividere le varie attività all’interno della tua giornata lavorativa.
Una lista deve essere un supporto a cui ti affidi per mantenere la rotta in ciò che devi fare, non deve essere fonte di ansia e di stress. Sei tu che decidi cosa scriverci dentro, non è la lista che ti comanda le cose da fare.
Differenzia le liste in modo da tenere traccia delle cose che desideri ma che hanno finalità diverse. Una lista dei libri da leggere è ben diversa dalla lista della spesa, come pure una lista delle possibili destinazioni delle tue prossime vacanze è differente dalla to do list dei task giornalieri di lavoro.
Per ogni lista utilizza un luogo diverso dove tenerne traccia per non creare confusione. Può essere una app, un programma dedicato, un quaderno o un taccuino. A questo proposito ti può essere molto d’aiuto il metodo delle raccolte, o collezioni, del Bullet Journal per tenere tutto in un unico posto, ma in modo ordinato!
Cosa scrivere nella to do list
Una lista deve contenere solamente le attività che devono essere eseguite in un determinato lasso di tempo. Tutto il resto, le idee che ti vengono in mente in corso d’opera per intenderci, vanno segnate su un altro quaderno o supporto per non allungare la tua to do list.
Attenersi alla lista di compiti vuol dire aver pianificato in anticipo cosa fare e in quanto tempo farlo, perciò sarebbe controproducente aggiungere altre attività all’elenco. Considera anche la possibilità (che sappiamo esserci sempre) degli imprevisti!
Per organizzare la tua lista puoi seguire questi tre punti:
- cosa fare: scrivi la nota in modo breve, con termini specifici e utilizzando dei verbi di azione che aiutano della definizione dei task come ad esempio “scrivere scheda prodotto nuova bag”
- quando farlo: scrivi la scadenza della tua attività e una stima del tempo che impiegherai ad eseguirla.
- dove farlo: scrivi il luogo in cui si svolge l’azione, questo ti aiuta ad ottimizzare eventuali spostamenti nel caso tu abbia dei compiti da svolgere per lavoro e per casa nello stesso lasso di tempo.
Come organizzare la to do list
C’è chi nella to do list segna di tutto: promemoria, appuntamenti, cose da fare, parole chiave, compleanni, telefonate, ecc.
Una lista deve essere tanto flessibile da permettere di cambiare le attività e far fronte agli imprevisti, quanto rigida da garantirti di portare a termine tutti i compiti che hai inserito.
Ognuno deve trovare il suo metodo per compilare e seguire la sua lista, ma ti posso dare dei suggerimenti per gestire meglio il tempo per organizzare le liste e far sì che siano più efficaci.
- Individua le 3 attività che per te sono le più importanti che devi assolutamente svolgere quel determinato giorno e che non possono essere rimandate
- Inserisci nella lista non più di 10 task da svolgere
- Nel pianificare le attività prevedi quali momenti sono più adatti a svolgere particolari compiti in cui il tuo livello di energia è più alto e quindi sei più produttiva
- Spacchetta i progetti più grandi in micro-progetti più piccoli e fattibili. Ti potrebbe sembrare di allungare il tempo di realizzazione di quel lavoro, invece, stai rendendo più attuabili e sostenibili tutti i passaggi per raggiungere l’obiettivo
- Pianifica del tempo per compilare la tua lista: dedica ogni giorno del tempo per preparare il tuo elenco. Può essere al mattino appena sveglia o anche la sera prima per programmare il giorno successivo
- Dedica un momento della giornata per il controllo della lista e verificare che tutti i task siano stati completati, quali non sono più necessari, cosa non sei riuscita a portare a termine e devi riscrivere per il giorno dopo
Quali strumenti usare per le liste
Non esiste uno strumento perfetto. Ogni lista ha il suo scopo e ognuno di noi preferisce usare mezzi analogici o digitali o fare un mix dei due. Io adoro carta e penna e appunto tutte le mie liste sul mio Paper Book, ma in alcuni ambiti, come quello casa/famiglia, utilizzo anche le app sincronizzando i dati per essere accessibili ovunque.
Qui ti consiglio qualche strumento utile da sperimentare e qualche risorsa per approfondire il tema delle liste
App e piattaforme
Todoist : un’app per avere il controllo dei tuoi task direttamente sul telefono
Trello : usa le bacheche per creare i flussi di lavoro e sputare le cose fatte
Asana : piattaforma progettata per aiutare i team a organizzare, tenere traccia e gestire il proprio lavoro..
Remember The Milk : un’app per creare liste in modo divertente ma produttivo
Libri e articoli
The 52 Lists Project : 52 liste, una alla settimana per ogni stagione
52 Lists for Happiness : 52 liste tutte sulla felicità
Per essere produttivi bisogna avere tempo, ma se il tempo non sappiamo usarlo bene e gli diamo il giusto valore, possiamo fare di tutto ma non raggiungeremo mai la produttività che vogliamo. Per questo ho creato un percorso gratuito che si chiama Spunti di Tempo. Sono delle pillole che arrivano nella tua inbox tutti i venerdì per un anno intero. Se vuoi sapere come usare meglio il tuo tempo iscriviti alla lista.
