Hai la sensazione di non avere abbastanza tempo? Ti sembra di non riuscire a star dietro a tutto ciò che vorresti?
Forse non è un problema di tempo ma di mole di informazioni che devi gestire e che ti rubano spazio per fare o pensare a quello che devi.
Il sovraccarico di informazioni (conosciuto anche come information overload) si verifica quando si hanno a disposizione troppe informazioni per prendere una decisione. Si tratta di una problematica che si è diffusa soprattutto con lo sviluppo di Internet e delle tecnologie di supporto alla navigazione sul web.
Io sono una grande affamata di sapere e di conoscenza, comprerei tutti i corsi possibili e immaginabili di ogni cosa. Ma se dessi ascolto solo alla mia sete di sapienza non concluderei nulla e sarei sempre intenta a seguire tutte le cose fantastiche che fanno gli altri.
Per capire come gestire troppe informazioni, bisogna avere ben chiaro quali sono i nostri obiettivi, che cosa ci serve per raggiungerli e quali sono gli strumenti che ci consentono di recuperare le informazioni che ci mancano per arrivare a raggiungerli.
Bisogna imparare a distinguere le informazioni di qualità da quelle sbagliate o superficiali, limitare le fonti, scegliere solo fonti professionali, eliminare il superfluo e utilizzando tecniche o strumenti per ottimizzare il tempo, seguendo i nostri ritmi e migliorare la concentrazione.
Tutto questo permette di risparmiare più tempo, essere focalizzata nel proprio lavoro senza dispendio di energie e ottenere risultati più soddisfacenti che ci fanno sentire più produttive.
Come gestire in maniera pratica il sovraccarico di informazioni
Ecco una serie di strategie pratiche per gestire al meglio il sovraccarico di informazioni e avere più tempo:
- scollegati dai social network e disattiva le notifiche durante i momenti di massima produttività;
- fai decluttering nella casella di posta ed elimina tutto quello che non ti serve più, crea categorie e filtri per ordinare meglio i messaggi, disiscriviti dalle newsletter che non ti interessano più;
- fai pulizia tra la miriade di file e contenuti che hai scaricato e forse mai aperto, seleziona ciò che davvero è utile al tuo lavoro o per i tuoi interessi ed elimina tutto ciò che non ti è di supporto;
- seleziona poche fonti, possibilmente autorevoli, e limitati a leggere solo quelle. Quando cerchi un’informazione di un certo tipo saprai già dove rivolgere la tua attenzione senza perderti nel mare del web e aprirti diecimila finestre che trattano lo stesso argomento;
- concentrati solo su quello che ti porta beneficio. Se sei una persona che si lascia prendere dall’ansia o dalla negatività delle brutte notizie o da quello che succede in giro per il mondo, limita il contatto con tutti i canali, e le persone, che possono trasmetterti queste sensazioni e andrà della tua salute e della tua produttività.
Strumenti e tool utili per gestire e organizzare le idee
La tecnologia non è solo il male. Se usata nel modo giusto e adatto alle nostre esigenze ci può essere di grande aiuto. Usiamo quindi la tecnologia per gestire e organizzare le informazioni in modo tale da non perdere tempo, trovarle facilmente e sistemarle in maniera logica e ordinata.
Ecco alcuni degli strumenti che ho testato in prima persona e che utilizzo quotidianamente nel mio lavoro.
Google Keep: è il servizio gratuito di Google per prendere appunti al volo e sincronizzarli su computer e dispositivi mobili. Ideale sia per fissare idee creative improvvise che per prendere appunti quando non hai carta e penna a portata di mano.
Evernote: un’app intelligente per prendere appunti in modo veloce e ovunque ti trovi. Sincronizzabile con ben 2 dispositivi nella versione gratuita offre molte possibilità di gestione, organizzazione delle note in modo ordinato e facilmente consultabile.
Pocket: è un’applicazione e un servizio Web per la gestione di un elenco di lettura di articoli e video da Internet. L’app consente di salvare un articolo o una pagina per leggerli in un secondo momento. Gli articoli salvati vengono inviati alla Pocket list dell’utente, sincronizzato con tutti i suoi dispositivi, per la lettura offline. Pocket aiuta a tenere in ordine gli articoli e consente all’utente di aggiungere tag ai propri articoli e di regolare le impostazioni del testo per una più facile lettura. Questa è senza dubbio una delle mie app preferite!
Feedly: un aggregatore di notizie che consente la lettura di flussi (feed) di notizie dalle fonti che ci interessano, affiancando all’inserimento di fonti personalizzate categorie consigliate. Io lo trovo molto comodo per non perdermi le news dei siti o delle persone che seguo perchè posso ri-trovarle in un unico posto.
Bonus
Braindump: ok, questo non è un tool ma un metodo molto efficace in caso di sovraccarico della mente.
Letteralmente braindump significa “svuotare il cervello” ed è di aiuto quando ti senti bloccata perchè hai troppe cose per la testa o tra le mani da portare avanti. Scrivere su carta è già un esercizio molto utile per liberare la mente da tutti i pensieri che la sovraccaricano.
Cosa ti serve? Carta e penna.
Come fare? Su foglio bianco, o direttamente sul tuo taccuino, scrivi l’elenco delle attività o idee che ti passano per la testa senza porre particolare attenzione a ciò che esce. L’intento è quello di svuotare il cervello, perciò scrivi a ruota libera tutto, anche quello che apparentemente ti sembra banale o di poca importanza.
Se hai la mente sovraffollata dalle idee e hai bisogno di riordinarle e creare un piano d’azione in maniera creativa c’è il mio corso gratuito L’ordine delle Idee, 5 giorni per fare ordine e strumenti utili per creare il tuo planner.
