Gestire e programmare il proprio tempo sembra essere una delle cose più difficili.
I ritmi di vita e lavoro da sostenere e la moltitudine di attività da eseguire ci lasciano ben poco spazio per fare ciò che ci piace e sembra sempre di rincorrere il tempo che non esiste.
Molti vedono nella pianificazione una limitazione alla propria vita. Ma sappiamo benissimo che una visione del futuro e della direzioni che vogliamo prendere è fondamentale per sapere dove andare e cosa fare.
Ecco che, per una buona gestione del tempo è indispensabile partire da una buona pianificazione e da una adeguata flessibilità. Queste due componenti ci aiutano a gestire il processo di lavoro e far fronte ad eventuali intoppi che possono porsi sulla strada (e sappiamo che gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo!).
Pianificare è un mezzo che ci permette di ottimizzare le nostre risorse in termini di energie e tempo, così da impiegarne di meno e produrre di più e meglio.
Nella pianificazione consideriamo anche quei possibili imprevisti che ci farebbero perdere tempo prezioso cercando in anticipo una soluzione che, se dovessimo trovarci di fronte al problema, ci abbiamo già lavorato prima per affrontarlo e sappiamo già come superarlo.
L’organizzazione del proprio tempo passa per un processo ciclico fatto di vari steps operativi, che aiutano a creare un flusso di lavoro utile, per mantenere il focus sui propri obiettivi e un buon livello di motivazione.
Le 4P del time management
Pianificare significa stabilire un ordine di priorità nello svolgere le nostre attività. È importante mettere nero su bianco la nostra pianificazione e fare in modo che diventi concreta e non rimanga solo una vaga idea di come procedere.
Il time management si basa su 4 pilastri fondamentali e imprescindibili:
- Pianifica
- Priorità
- Prevedi
- Programma
Pianificare
Prendi nota di nota di ogni attività e compito da fare e segnare una scadenza pianificando in maniera realistica le attività e le cose da eseguire
Priorità
Attribuire le giuste priorità ai compiti da svolgere
Prevedi
Prevedere eventuali imprevisti e difficoltà da superare per essere pronta ad affrontarle se dovessero presentarsi lungo il processo
Programma
Programmare il tempo necessario alla pianificazione, che può essere ad inizio e fine giornata
Il ciclo di Deming
Il processo di miglioramento continuo di un qualsiasi progetto trova attuazione nel noto “ciclo di Deming“, che prende il nome dal suo ideatore nonchè padre del kaizen.
Il principio di questo strumento è quello basato su un ciclo iterativo, ovvero quelli di imparare dai propri errori e fare tesoro dei successi, applicando nuovamente le lezioni apprese migliorando continuamente il proprio lavoro.
L’iterazione è l’atto di ripetere un processo con l’obiettivo di avvicinarsi a un risultato desiderato. Ogni ripetizione del processo è essa stessa definita una iterazione e i risultati di una sono utilizzati come punto di partenza per quella successiva.
L’iterazione si basa su una domanda molto semplice: Quale piccola cosa posso fare per cambiare e migliorare la situazione?
Il ciclo di Deming propone una suddivisione in quattro quadranti per il miglioramento continuo:
Plan ➡ Do ➡ Check ➡Act
ovvero
Pianificare ➡ Fare ➡ Studiare ➡ Agire
1. Pianificare – Plan
Riconoscere un’opportunità e pianificare un cambiamento
2. Fare – Do
Mettere in atto il piano di azione e valutare il cambiamento
3. Studiare – Check
Analizzare gli esiti del piano e individuare cosa è stato appreso
4. Agire – Act
agire in base a ciò che è stato appreso. Se il cambiamento non ha funzionato, ripercorrere il ciclo seguendo un piano diverso. Se invece ha avuto successo, fare nostro ciò che è stato appreso per pianificare nuovi miglioramenti. Ricominciare la da capo.
Come applicare il ciclo di Deming al Bullet Journal
Prendo esempio da quanto propone Ryder Carroll nel suo libro.
Lui consiglia di considerare ogni giorno come un ciclo di iterazione: pianificare durante la riflessione mattina, fare nel corso della giornata, studiare ed agire nella riflessione serale.
Questa non è una regola, è possibile applicare il processo adattandolo al nostro ciclo di vita-lavoro e in un arco temporale più lungo. L’importante è che diventi parte integrante degli strumenti di controllo, verifica e monitoraggio del nostro metodo per funzionare.
La produttività è strettamente connessa alla nostra costanza. Lavorare sul processo è molto più importante che fissarsi solamente sugli obiettivi e risultati finali.
Scegliere il momento migliore seguendo il nostro ciclo
L’introduzione di un nuovo sistema appare sempre difficile e di complicata applicazione. Soprattutto quando ci sentiamo stanchi, bloccati e sopraffatti tendiamo a perdere la motivazione e pensare che tutto vada storto e che nulla possa essere modificato.
Siccome la vita di pende da noi e dalle scelte che facciamo, abbiamo sempre la possibilità di scegliere cosa fare per modificare la situazione attuale, nella scelta o nella non scelta.
Chiedersi ogni giorno Quale piccola cosa posso fare per cambiare e migliorare la situazione? aiuta a migliorare le giornate e a trovare quel piccolo elemento che possa cambiare la situazione.
Ogni giorno puoi segnare sul Bullet Journal quella piccola o grande azione che puoi compiere per raggiungere i tuoi risultati.
Giorno dopo giorno, azione dopo azione avremmo ridotto la distanza che ci separa dal nostro obiettivo.
Passo dopo passo saremmo in grado di raggiungere la nostra meta e attuare i cambiamenti che vogliamo nella nostra vita in modo sostenibile e allineato con il nostro essere.
Una delle cose che ho imparato negli ultimi anni e che mi è servita molto per mantenere costanza e una direzione precisa è il monitoraggio delle mie risorse energetiche. Conoscere il proprio flusso di energie, quando queste sono favorevoli o subiscono un rallentamento, mi permette di sfruttare al massimo i vari momenti del mio bioritmo e aumentare la mia produttività.
Il tracciamento del ciclo, non solo quello di tipo mestruale, permette di conoscere molto di noi stesse e adeguarci in modo naturale ai cambiamenti interni ed esterni.
Per questo ho creato un percorso che ti aiuta a capire meglio il tuo ciclo energetico in armonia con il ciclo della Luna. Si chiama Creatività a Ritmo di Luna e lo trovi in promozione fino al Solstizio d’Estate. Scopri come la Luna ti aiuta a pianificare al meglio il tuo lavoro conoscendo l’andamento del tuo flusso di energie.
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