all’inizio sei da sola a fare ogni cosa. Per questo è importante
essere efficienti e organizzate per non finire stressate e sopraffate dai mille impegni.
disposizione 168 ore in una settimana e in quel lasso di tempo devono
rientrare tutte le nostre attività (comprese le ore di sonno!).
predisposizione naturale per essere ordinati e per
gestire bene il loro tempo ma, penso che tutte possano
imparare tecniche e strategie per ottimizzare il tempo ed essere più produttive.
La produttività è l’unità di misura dell’efficienza. Ciò però non
significa che tutto quello che poi realizzi sia effettivamente corretto e
giusto. Puoi essere molto produttiva ma aver realizzato dei prodotti o dei
compiti mediocri o da rifare.
ottenere i risultati prefissati con il minimo dispendio di tempo e risorse
possibili.
sperimentato e dai quali puoi prendere spunto per migliorare la tua gestione
del tempo e ottimizzare le tue risorse.
10 idee per ottimizzare il tempo quando non ne hai
#1 programma e pianifica la giornata la sera prima
lavoro. Pianificare richiede molto impegno ma, una volta fissati i compiti da
svolgere basterà seguire il piano che abbiamo creato.
programmo e pianifico le giornate quasi da sempre la sera prima, in questo modo
ottimizzo la prima ora del giorno successivo in cui posso già occupare
il tempo facendo le cose che mi piacciono di primo mattino e poi seguire la
mia lista di cose da fare aggiustandola in base all’andamento della giornata
stessa.
#2 crea delle liste
disposizione, a condizione che siano fatte nel modo giusto. Niente liste
lunghe eterne che mettono ansia solo a guardarle, niente elenchi di voci solo
per il gusto di spuntarle!
mettere a fuoco le attività importanti da fare, aiutare a seguire il flusso
di lavoro impostato e aumentare la produttività.
to-list per essere efficace deve prima di tutto essere breve. Per crearla parti da un elenco di sole 3 attività.
Queste attività sono i tuoi compiti prioritari della giornata,
quelli su cui devi porre la tua attenzione e impegnarti a portare a
termine.
#3 organizza la tua giornata e crea dei flussi di lavoro
Ci sono delle attività che devi fare in modo ricorrente, che sia durante il giorno, la settimana o il mese. A distanza di un certo tempo ti trovi a dover fare le stesse attività, nel medesimo modo.
Nella gestione del tempo un buon metodo per ottimizzare i processi di lavoro è creare un flusso di lavoro, il cosiddetto workflow.
Il flusso di lavoro ti aiuta a non perdere tempo, essere più produttiva perchè conosci già i passi da fare e quindi non ti perderai dei pezzi per strada.
Il workflow non è altro che un elenco delle attività che devi svolgere ogni volta che ti trovi a dover assolvere un determinato lavoro. I passaggi che fai per realizzarlo sono i compiti ripetitivi che devi elencare nel tuo flusso e sui quali puoi eventualmente andare a fare dei ragionamenti su quali eliminare, delegare o modificare affinchè il flusso sia più efficiente possibile.
qualche anno fa la mia memoria funzionava come un PC ma, dopo due gravidanze e
il passaggio agli enta mi
è stato impossibile tenere tutto nella stessa testa. Troppe cose,
troppi impegni, scadenze ed eventi da ricordare.
Usare un’agenda cartacea
o digitale, o meglio ancora un sistema integrato e sincronizzato, in
cui segnare ogni cosa permette di ricordarla e di gestire eventuali imprevisti
o problemi e programmare le attività in modo consapevole perchè le cose sono
scritte sulla carta e non dobbiamo tenerle in memoria.
#5 ogni cosa al suo posto
#6 utilizza la tecnologia a tuo favore
scrollare le mille e mila informazioni e ispirazioni, fatti aiutare dalla
stessa tecnologia a interrompere questo comportamento malsano.
applicazioni che interrompono la navigazione
o che
aiutano a monitorare il tempo che utilizzi on line.
#7 definisci le priorità e seguile
lavori a vista ogni giorno e non sai bene dove stai andando è ovvio che il
rischio di perdere tempo è dietro l’angolo.
e ci aiuta a capire quali azioni sono davvero importanti da seguire per farci
raggiungere i risultati sperati.
sono le attività urgenti, quelle importanti e quelle meno importanti per dare
un’ordine ai compiti da svolgere.
#8 stabilisci degli orari precisi per le tue attività
molto positivo. Ad esempio la posta elettronica ci porta sempre a distrarci
per controllare nuove mail a cui rispondere e ci distraiamo da ogni nuova
notifica che arriva. Stabilire degli orari vuol dire dedicarsi ad una
specifica attività in un lasso di tempo bene preciso. Questo porta a
sprecarne di meno, sfruttare al meglio il tempo che abbiamo impostato
per quell’attività e arrivare a fine giornata più soddisfatte per aver
dedicato il giusto tempo a diversi task che avevamo da completare.
rispettare soprattutto ai clienti che sanno quando possono trovarti
disponibile.
#9 utilizza la tecnica del batching per aumentare il focus
disposizione e poter
avere la massima concentrazione su quello che devi fare per ottenere i
massimi risultati.
tecnica del batching: stabilisci una giornata o alcune ora in cui sai di non essere disturbata e
approfitta per scrivere contenuti, produrre, pianificare, progettare tutte le
attività che puoi.
#10 usa la ruota della produttività per sfruttare i tuoi orari
migliori
Abbia tutte dei cicli di produttività diversi e
il nostro lavoro viene influenzato dai nostri livelli di energia.
Conoscere come utilizziamo il nostro tempo e quali sono i momenti in cui
siamo più produttive e in quali invece abbiamo un momento down, è
fondamentale per sapere come stiamo usando il nostro tempo e per
sfruttarlo al meglio.
Sei più attiva al mattino presto? O lavori meglio e più concentrata nel
pomeriggio? Sapere in quali momenti rendiamo di più ci offre la
possibilità di
seguire l’andamento naturale dei nostri cicli personali, favorendo
il flusso delle nostre energie ottenendo il massimo.
La ruota della produttività è uno strumento che consente di identificare e analizzare a quali attività stiamo dedicato il tempo nella nostra giornata per capire se stiamo facendo davvero ciò che conta davvero per noi.
Ti consiglio di usare la ruota per almeno un mese per avere un quadro
sull’andamento delle attività e attivare qualsiasi tipo di miglioramento nel tuo processo di una buona organizzazione e gestione del
tempo.
